【電子帳簿保存法③】全事業者が「電子取引データ」として保存しなければいけない書類とは？具体例も解説

電子帳簿保存法では、３つの保存区分（電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存）のうち、「電子取引データ保存」は全事業者が対応しなければいけません。

今回は、「電子取引データ」は具体的にどういった取引データなのかと、取引データ別の保存方法の具体例を解説していきます。

電子取引データとは？

電子取引データとは、紙ではなく電子データで発行したり受領した契約書、請求書、領収書、納品書、見積書、注文書などです。

以前はこういった書類は紙に印刷して郵送などで受け渡ししていましたが、近年はメールに添付して送付したり、クラウドサービス上でダウンロードする形式のものが増えています。

そういった、紙の書類ではなく電子データで受け渡しする書類が電子取引データ保存の対象となります。

電子取引データは、ファイル名以外は変更せずにそのままの内容で保存しなければならない点がポイントです。

なお、ファイル形式についての定めはないため、PDFであってもエクセルであっても画像データであっても問題ありません。スクリーンショットや画面コピーでも構いません。

電子取引データ別の保存方法の例を挙げてみました。

電子取引データ	保存方法（例）
メールに添付された書類	ダウンロードしたファイルを保存（PDF, エクセルなど）
メールの本文に記載された書類データ	メールをPDF化して保存
インターネットサイトからダウンロードした書類	ダウンロードしたファイルを保存
クラウドサービス経由で受領した書類	ダウンロードしたファイルを保存
EDIシステムを利用して受領したデータ	システム上でそのまま保存 EDIシステムからダウンロードしたファイルを保存
クラウドサービス等を利用して受領したクレジットカード明細や銀行明細	ダウンロードしたファイルを保存

電子取引データを保存するための要件は２点あります。「真実性の確保」と「可視性の確保」です。

真実性の確保とは、内容が改ざんされていなことを示します。

例えば、電子データの取引内容を削除したり修正したりする場合には、履歴がきちんと残るようにしておかないといけません。

改ざん防止のための措置として、タイムスタンプを付与したり、データの修正変更履歴が残るシステムを利用したり、事務処理規定を定めて運用するといった方法を取る必要があります。

可視性の確保とは、誰でも取引内容を視覚で確認できるようにしておくことです。

例えば、電子データは紙の書類と異なりPCやサーバ内に「情報」として保存されているだけです。
そのため、その電子データを見るためには、データを表示させるディスプレイやプリンタなどを用意しておく必要があります。

可視性の確保のために、会社内にディスプレイやプリンタなどを備え付けておいたり、日付・金額・取引先のうち２つ以上を組み合わせて取引データを検索できるようにしておいたり、システム概要書を備え付けておくなどの対応が必要になります。

今回は、電子取引データとして保存の対象となる書類の内容と、具体的な保存方法例をご紹介しました。

最近は、紙ではなく電子データでのやり取りが増えていますので、多くの書類が電子取引データの保存対象となります。

そして、電子取引データ保存は2024年1月1日以降、すべての事業者が対応しなければいけません。ポイントをしっかり押さえておきましょう。