【電子帳簿保存法⑥】請求書などを「PDF」と「紙」の両方で受け取った場合の保存方法は？

2024年1月1日からメールなどで授受した請求書PDFといった電子取引データの電子保存が義務化されました。

しかし、これまで紙で請求書を送付している慣行が残っていて、同じ内容の書類をPDFと紙の両方で受け取るケースが多くあります。

今回は、紙とPDFなどの電子データの両方で受領した場合はどのように保存したら良いか解説していきます。

請求書等を紙とPDFの両方入手した場合の保存方法

書類を紙で郵送する前に、確認のために事前にメールでPDFを送付したり、メールでの受け取りの不具合を懸念して紙でも郵送するなど、紙とPDFの両方を受け取るケースはないでしょうか？

その場合には、紙と電子データの内容に差があるかがポイントになります。

もし、内容に差がなく、紙か電子データのどちらを正本とする旨の取り決めや社内規定などがある場合には、正本を保存します。
また、正本に関する決まりがなく、内容も全く同じであれば、どちらかを保存すればOKです。

ただし、取引先から紙と電子データの両方を受け取り、どちらかを正本とする場合であっても、補足や変更などが生じて、取引情報が正本と同じ内容にならない場合もあるかと思います。

例えば、注文書を電子データと紙の両方で受け取り、後日、メールで注文書の補足情報を受け取るようなケースです。

その場合には、そのメールに注文書を補完する取引情報が含まれていれば、紙または電子データの注文書とメールの両方を保存する必要があります。

請求書等を紙とPDFの両方入手した場合の保存方法（フローチャート）

以上の内容をフローチャートで表したものがこちらです。

まとめ

今回は、請求書などの取引書類を紙と電子データの両方で入手した場合の保存方法についてご紹介しました。

両方を受け取った場合にはどちらを正本とするか、取引先と取り決めをしたり、社内規定を作っておくことをおすすめします。

また、正本の内容を補足するような情報をメールで受け取った場合には、メールも合わせて保存しておくことが必要になるので注意しましょう。