【電子帳簿保存法①】電子帳簿保存の３つの区分とは？このうち2024年から義務化されているのは？

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算関係書類、取引先とやり取りした請求書や領収書などの国税関係の書類を、電子データで保存するためのルールを定めた法律です。

簡単に言うと、会計書類や税金関連の書類を紙で保存するのではなく、PDFやエクセルなどの電子データで保存するためのルールを定めたものです。

実は、この法律は2022年1月1日からすでに施行されていますが、電子取引データ保存義務化に関しては2年間の宥恕措置期間が設けられていました。
宥恕期間というのは、やむを得ない理由があれば、従来と同様に紙での保存を認められる期間です。

しかし、この２年間の宥恕期間が2023年12月31日に終了し、2024年1月1日からは電子取引のデータ保存が完全義務化されました。

とは言っても、すべての会計税務書類を電子データとして保存しなければいけないわけではありません。

電子データの保存方法は、帳簿の種類によって３つの保存方法に区分されています。このうちの２つは対応しなくても良い任意規定なのですが、１つだけ必ず対応しなければならないものがあります。

まずは電子帳簿の３つの保存方法区分と、そのうちどれが強制適用されるものなのかを押さえておきましょう。

電子帳簿の３つの保存区分

電子帳簿には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」と言う３つの保存区分があります。

電子帳簿等保存（対応は任意）

電子帳簿等保存は、自分で最初からPCなどで作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存するときのルールです。

つまり、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトなどを使って、最初からすべて電子データで作成している帳簿や書類であれば、紙に印刷して保存する必要はなく、電子データのまま保存してもよいというものです。

対象となるのは、例えば次のような書類です。

• 会計帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、売上仕入台帳など）
• 決算関係書類（貸借対照表、損益計算書など）
• 取引関係書類（契約書、見積書、請求書、領収書など）

対応は任意なので、紙に出力して保存してもOKです。
freeeやマネーフォワードなどの一般的な会計ソフトであれば、電子帳簿保存法に対応しているので、対応するのは簡単です。

スキャナ保存（対応は任意）

スキャナ保存は、紙で発行したり受領した書類をスキャンして画像データ(jpgなど)で保存するときのルールです。

対象となるのは、例えば次のような書類です。

• 自分で紙で発行した取引関係書類（契約書、見積書、請求書、領収書など）
• 取引相手から紙で受領した取引関係書類（契約書、見積書、請求書、領収書など）

対応は任意なので、紙のまま保存してもOKです。
スキャナ保存するための社内ルールを決めておく必要があるので、対応のためのハードルは比較的高いです。

電子取引データ保存（対応は必須！）

電子取引データ保存は、メールへの添付やウェブ上で受領した請求書や領収書を、電子データのまま保存するときのルールです。

具体例としては、アマゾンや楽天などのECサイトで購入すると、領収書をサイト上からPDFでダウンロードするかと思います。その場合、ダウンロードしたPDFを必ず電子データのまま保存しなければなりません。

対象となるのは、例えば次のような書類です。自分が発行したものと取引先が発行したものの両方が対象です。

• 電子メールに添付されて受領した請求書や領収書のPDF
• ECサイトなどからダウンロードした請求書や領収書のPDF
• クレジットカードの利用明細など電子データでダウンロードしたもの(csvなど)

電子取引データ保存は対応が必須です。
必ず電子データで保存しておく必要があります。（紙と電子データの両方で保存することも可能）

電帳法の３つの保存区分に共通するポイント

電帳法の３つの保存区分に共通する保存時のポイントが２点あります。「真実性」と「可視性」です。
電帳法で定められている保存方法は、いずれもこの２点を確保することを目的にしています。

真実性の確保

真実性の確保とは、内容が改ざんされていなことを示します。

例えば、電子データの取引内容を削除したり修正したりする場合には、履歴がきちんと残るようにしておかないといけません。
もし作成日の記録や修正履歴が残らなければ、取引内容が後から改ざんされてしまっても見つけることができません。

そういったリスクを防ぐために、「真実性」の確保が求められています。

可視性の確保

可視性の確保とは、誰でも取引内容を視覚で確認できるようにしておくことです。

例えば、電子データは紙の書類と異なりPCやサーバ内に「情報」として保存されているだけです。
そのため、その電子データを見るためには、データを表示させるディスプレイやプリンタなどを用意しておく必要があります。
税務調査時に必要な書類をすぐに提示して説明できる状態にしておくためといっても良いでしょう。

電子帳簿保存法に対応しないといけない人は？

電子帳簿保存法は、法人や個人にかかわらず適用されます。フリーランスや個人事業主であっても適用される点に注意しましょう。

さらに、副業をしている方も対象となる可能性があります。
所得を雑所得として申告していて、前々年分の業務に係る雑所得の金額が300万円を超える場合には、電子帳簿保存法の対象となります。（国税庁「電子帳簿保存法一問一答（2023年6月）」問68より）

まとめ

今回は電子帳簿保存法の概要と３つの保存区分について簡単に解説しました。
まずはこの３つの保存区分と、このうち「電子取引データ保存」の対応が必須である点を押さえておきましょう。

次の記事からは、電子帳簿保存法のもう少し詳しい中身を解説していきたいと思います。